Assistenz der Abteilungsleitung (w/m/d)

Als Assistenz der Abteilungsleitung Projektentwicklung unterstützt Du bei der Koordination von Vorhaben und hältst im Hintergrund die Fäden zusammen – folgende Aufgaben erwarten Dich in Deiner neuen Rolle:

• Du übernimmst die operative und organisatorische Unterstützung der Abteilungsleitung im Tagesgeschäft.
• Des Weiteren erstellst du Protokolle, Präsentationen, Statistiken, Berichte und Entscheidungsvorlagen.
• Du koordinierst teamübergreifende Meetings und Veranstaltungen und organisierst Dienstreisen, Hotelbuchungen und Transfers.
• Darüber hinaus bearbeitest du Reise-, Spesen- und Kreditkartenabrechnungen.
• Du wirkst bei der Planung und Umsetzung branchenspezifischer Messen mit.
• Klassische Sekretariatsaufgaben und Terminmanagement gehören ebenfalls zu deinem Alltag.
• Du steuerst den internen Informationsfluss und moderierst den MS Teams-Kanal der Abteilung.
• Außerdem bist du zentrale Ansprechperson zwischen der Abteilungsleitung und den Teams an den regionalen Standorten.

Zur Verstärkung unserer Projektentwicklung suchen wir eine engagierte Assistenz, die Organisationstalent mit einem Gespür für interdisziplinäre Zusammenarbeit verbindet. Diese Voraussetzungen machen Dich zur idealen Ergänzung für unser Team:

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein akademischer Abschluss
• Mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich
• Einen sicheren Umgang mit MS Office sowie fundierte Kenntnisse im Umgang mit digitalen Planungstools, Dokumentenmanagementsystemen, Reiseportalen und Buchungssystemen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ein ausgeprägtes Organisationstalent, eine vorausschauende Denkweise und eine strukturierte Arbeitsweise
• Ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit und Lösungsorientierung sowie Freude an der Zusammenarbeit im Team
• Professionalität, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Informationen